随着航运经济的发展，海事部门对船员的管理措施不断完善，海事部门对现有海船船员管理系统和海员证管理系统进行了修改和完善，形成了新版海船船员管理系统。据悉，新系统通过采集船员基础数据，可以为船员业务网上申请和报备提供信息查询、考试预约和短信提醒等社会服务功能。
新版海船船员管理系统要求海船船员基本数据录入时船员本人必须持相关证书和电子照片，利用身体证读取器进行扫描读取个人相关信息并储存指纹指模，所有船员必须在9月底之前完成基本数据录入工作。由于广东海事局辖区只在广州、汕头、湛江、珠海、惠州五个地级市设立6个船员基本信息录入点，这就意味着如果按照规定，公司必须在短短1个多月的时间内，将361名船员分批送至上述地区进行录入，才能保证在9月底之前完成基本数据录入工作。这样一来，不但会打乱了公司的正常运作，增加公司的经营成本，还严重影响到船舶的船期。
为了解决这个难题，尽量将负面影响降到最低，港澳货运分公司一方面主动向广东海事局船员处提交了书面申请，详细说明公司的管理规模及船舶分散，自有船员众多，船员基本信息异地录入困难重重，希望广东海事局能够体谅企业实际困难，授权在本公司设立基本信息录入点。另一方面，为争取得到海事部门支持，主管人事工作的苏汉龙副经理亲自带领安技部同事到广东海事局面谈，承诺按广东海事局的要求严格管理基本信息录入工作。由于公司规模较大以及各项管理工作到位，船员处领导同意了公司的申请，专程派出技术人员到安技部现场进行设备安装和调试，并对安技部人员进行了操作培训。
得到广东海事局的大力支持后，港澳货运分公司迅速行动，及时通知全体船员及江门世纪，分批录入，有效将资源共享。由于安排合理，短短一个月的时间，除了13位员工由于身份证损坏无法录入基本信息之外，港澳货运分公司安技部共录入船员基本信息523名，其中本司船员348名、江门世纪船员114名、高珠船务公司代理的中山籍船舶船员61名。
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